Chaque année est composée de 13 périodes, les 12 premières font exactement un mois mais la 13ième est toujours sur un seul jour : le 31 décembre.
C’est cette période qui sera la période de clôture de l’année comptable. Une autre façon de faire serait de créer un journal qui ne serait utilisé que pour les écritures de fin et de début d’année.

Pour commencer, changez vos préférences pour avoir cette période par défaut. Normalement vous ne devrez utiliser que le journal des Opérations diverses et aucun autre.
Ensuite, imprimez une balance des comptes de l’année écoulée. Cela fait, le reste est assez facile.

Les amortissements

Dans la comptabilité belge, vous trouverez ce qu’il y a à amortir dans le poste « 24xxx », imprimez ces fiches et calculez l’amortissement pour l’année, ensuite en opération diverse, vous l’imputerez ainsi :

[rouge] Les amortissements et le matériel à amortir sont basés sur le poste 24 en Belgique

Évidemment, les postes comptables peuvent un peu changer suivant la façon dont vous avez adapté votre plan comptable. Faites tout de même attention à ne pas mélanger ce que vous avez acheté il y a deux ans et l’année passée. Normalement, chaque élément faisant l’objet d’un amortissement doit avoir un plan d’amortissement, c’est-à-dire un document qui décrit ce qui est amorti, indique la valeur d’acquisition et quelle somme sera amortie sur quelle année. Le document est de format libre, le mieux est d’utiliser une feuille du tableur d’OpenOffice.org (libreOffice.org) pour résumer tout ce qui doit être amorti. Ce document est appelé tableau d’amortissement.

[rouge] Les montants amortis sont hors TVA

Total à amortir en 2003 : 100 (pour le bureau) + 400 (pour le PC)
Le plus simple est évidemment d’uiliser le plugin amortissement. La documentation pour ce plugin est sur http://wiki.noalyss.eu

Les dépenses non admises

Dans la fiscalité belge, il s’agit entre autres d’un pourcentage des frais de voiture (taxes de roulage, car wash...), des frais de restaurants, des versements anticipés d’impôt(100%) et des paiements des impôts d’années antérieures.

Vous devez donc utiliser le compte « 67xxx » pour diminuer les charges de leur partie non déductible (en Belgique).

Afin de simplifier, il est possible d’ajouter l’attribut à une fiche, dépense non admise et d’y indiquer un pourcentage sous forme numérique exemple 0,25 au lieu de 25%, 0,33 pour 33%... Le compte lié aux dépenses non admises, réglable « paramètres → divers → poste comptable », doit exister dans votre plan comptable.

Vous pouvez aussi configurer les postes de contrepartie, c’est-à-dire ceux qui seront débités par la dépense non admises par fiche, en ajoutant les attributs « contrepartie pour dépenses fiscal. Non déd », « contrepartie pour dépense à charge du gérant », « contrepartie pour TVA non ded. », « contrepartie pour TVA récup par impôt »

Exemple
Vous souhaitez qu’automatiquement les frais de restaurant soient de 25% non déductible fiscalement
Vous ajoutez alors à la catégorie de fiche où se trouvent les frais de restaurant, l’attribut « Partie fiscalement non déductible », et pour cette fiche vous indiquez 0,25
Si vous encodez une note de restaurant, automatiquement 25% seront placé dans le compte dépense non admise par défaut, il se configure dans paramètres → divers → poste comptable.

Exemple pour la Belgique

Tous les codes doivent être présents si ce n’est pas le cas, il faut ajouter dans la table parm_code

Admettons que vous préfèriez que ce ne soit pas le compte par défaut mais un autre compte propre aux dépenses non admises de restaurant, dans ce cas, vous ajoutez l’attribut « contrepartie pour dépense fiscalement non ded. » ; et pour cette fiche, vous indiquez le compte voulu. Dès lors, les dépenses de restaurant se rangeront automatiquement dans ce compte-là.

Si vous n’indiquez pas la contrepartie, ce sera le compte par défaut qui sera utilisé.

Reclassement des Charges, Produits et Dettes

Il faut tout d’abord retrouver tous les fournisseurs non payés au 31 décembre et vérifier qu’ils n’ont pas été payés dans le courant de janvier ou de février. Si c’est le cas on aura un reclassement de dettes, sinon on devra penser que la dette a été payée par le gérant ou que la dette est toujours due. Cela doit se régler au cas par cas. Il faut aborder la régularisation des comptes de charges et des produits (comptes 490, 491, 492, ,493), les dettes supérieures à un an échéant dans l’année... (doit être complété).

Les variations de stocks

En fin d’année, il faut faire l’inventaire du stock. Soit on a plus de marchandises que ce qu’il est inscrit dans notre comptabilité, on aura alors une réduction de charge (340 à 6094), soit on aura moins de marchandises que prévu, dans ce cas il y aura une augmentation des charges (6094 à 340).
4.4.5.Compte de l’exploitant

Certaines dépenses ont été payées par le gérant ou l’administrateur en liquide. Donc ces paiements ne figureront pas dans les extraits de compte de la banque. La seule façon de faire est d’utiliser les comptes 4890 dans le cas d’une dette envers le gérant ou 4160 dans le cas d’une créance sur le gérant. Il faut donc solder ces comptes et constater la dette ou la créance.

Affectation du résultat

La dernière étape avant le bilan : affecter le résultat de l’exercice, que ce soit un bénéfice ou une perte. Vous pouvez utiliser l’impression -> bilan pour vérifier, il ne peut pas y avoir de différences entre le total du passif et le total de l’actif. S’il y en a une, elle correspond souvent à une perte ou un bénéfice.