Exemple de fiche

Pour vous l’expliquer simplement, imaginons que vous deviez payer un loyer, c’est une dépense, dans ce cas, vous aimeriez les regrouper dans une catégorie qui sera créée sur base d’un modèle et qui ne concerne que les dépenses.

Le loyer, est la fiche, la catégories sera probablement Service et biens Divers et le modèle sera tout simplement : Dépense.

Des catégories de fiches

Quand vous organisez votre comptabilité, pour avoir plus de clarté, vous pouvez décider de séparer les dépenses faites par exemple pour la voiture des autres. Pour cela, vous créez une autre catégorie de dépense. Vous pouvez permettre que certaines catégories de fiches soient utilisable qu’avec un certain journal. Par exemple, si vous souhaitez un journal de dépense ne contenant que les taxes et vous souhaitez éviter que ces dépenses soit dans le journal d’achat général...
NOALYSS est très souple, le plugin « outils comptables » vous permet de déplacer les opérations d’un journal à l’autre, de changer les postes comptables d’opération déjà effectuées...

Vous pouvez appliquer la même logique pour les clients, les fournisseurs, les comptes en banques, les matériels à amortir.

Des catégories selon des modèles

On propose une dizaine de modèles différents pour créer vos catégories de fiche. Ces catégories peuvent être modifiées et peuvent avoir plus de détails. Les marchandises peuvent avoir en plus un code de stock, les clients un email, … Les fiches sont complètement flexibles et contiennent tout ce que vous voulez. Si vous ne trouvez pas le modèle qu’il vous faut, créez simple une catégorie en vous basant sur « Autres » et ajouter les attributs (nom, prénom, …) nécessaires, s’il n’y a pas les attributs qui vous intéressent vous pouvez aussi les ajouter dans CFGATCARD.

Créer une catégorie de fiche

Pour créer une catégorie de fiche, cliquez sur Fiche et à droite sur création. Vous devez donner le nom de la catégorie et le modèle de fiche que vous voulez (dépense, amortissement,...)

Fiches et postes comptables

La classe de base est le poste comptable de base de vos fiches, ce poste doit exister, si vous cliquez sur "création automatique du poste comptable" cela permet de générer automatiquement le poste comptable voulu à partir du poste comptable de base, ce poste sera automatiquement ajouté dans le Plan Comptable (cette option est conseillée).

Attention, si vous utilisez le double poste comptable voir Plusieurs postes comptables ) alors la numérotation ne sera pas automatique.

Vous pouvez avoir des comptes alphanumérique si dans COMPANY vous avez le paramètre « comptabilité alphanumérique » à oui. Dans ce cas-là, le nom sera utilisé pour composer le nouveau poste comptable, pensez à vous assurez que ce numéro de compte n’est pas déjà utilisé. Dans le cas, où vous donnez un poste comptable alors il sera créé s’il n’existait pas déjà.

Si cette option n’est pas cochée, le poste comptable de la fiche est celui de la catégorie, mais vous gardez la possibilité de spécifier le poste comptable de la fiche.

Si vous ne souhaitez pas que chaque fiche ait son propre poste comptable, ne cochez pas l’option. Dans ce cas, soit le modèle a un poste comptable de base qui deviendra alors le défaut, soit vous en fournissez un qui deviendra le poste comptable par défaut pour cette catégorie de fiche, soit le modèle n’a pas de poste comptable et dans ce cas, il n’y aura aucun poste comptable. (Exemple : les contacts)

Pour simplifier :

• Vous voulez que chaque fiche ait son propre poste comptable et vous souhaitez que ce poste soit créé automatiquement : cochez la case
• Vous souhaitez qu’il n’y ait pas de poste comptable attaché à chaque fiche : enlever l’attribut « poste comptable » de la catégorie. Exemple : les contacts
• Vous souhaitez que toutes les fiches aient le même poste comptable, n’utilisez pas la numérotation automatique. Dans ce cas, les balances des comptes t l’historique se fera grâce aux fiches.
• Vous donnez un poste comptable alors il sera créé s’il n’existait pas déjà.

Toutes les fiches auront le poste comptable donné dans ’Classe de base’ c’est-à-dire le poste comptable pour cette catégorie de fiche, si cette classe de base est vide, le poste comptable sera celui du modèle de base, si le modèle de base n’en a pas, alors il n’y aura pas de poste comptable de base.

Menu fiche

Le menu Fiche vous permet d’ajouter et de modifier des fiches mais aussi de leur ajouter des attributs.
Un attribut est par exemple une adresse, une partie non déductible...
Une fiche peut avoir deux postes comptables, suivant qu’on l’utilise au débit ou au crédit ; par exemple pour des marchandises à vendre. Pour cela, il suffit de mettre dans le poste comptable de la fiche, les deux postes séparés par une virgule.
Dans ce cas-là évidemment il n’y aura pas de numérotation automatique.
Les fiches peuvent aussi être déplacés d’une catégorie à une autre, dans ce cas-là, attention les attributs n’existant pas dans la catégorie de destination seront ajoutés.