Les actions de gestion sont tous les événements de votre gestion , on parle aussi d’événements ou d’actions de gestion ; les termes sont interchangeables .

Dans une entreprise, il peut s’agir de rendez-vous, de courrier, d’email, de devis, de bons de commande… Il possible d’ajouter des nouveaux type d’événement. Les commentaires sont être des remarques privées , les étapes sont en général des actions liées.

Les événements sont appelés également action-suivi ou action-gestion dans la documentation

Ce menu permet

• de garder une trace de toutes les communications reçues ou envoyées,
• de générer des bons de commande
• de faire le suivi fournisseur, client, administration...
• de faire les documents de transferts pour les stocks
• de conserver vos déclarations ou vos documents internes (documentation, notes...)
• assurer le suivi d’une action, rendez-vous, lettre de rappel, courrier,
• d’affecter des tâches à un autre groupe

Il permet la génération de documents comme les lettres de rappel, les courriers,... Il est aussi possible d’affecter des tâches à d’autres profils. Les documents que l’on peut générer ne sont pas limités, il suffit de créer un nouveau modèle de documents et de fournir un fichier modèle.

Attention : vous ne pourrez pas générer un document de suivi sans avoir ajouté votre document-modèle dans la liste PARAM/CFGDOC Paramètre->Document-> Ajout d’un document.

Vous pouvez faire une recherche soit :

• sur le quickcode de la fiche, cela sera celui du destinataire , ou l’une des fiches concernée.
• sur une partie du titre soit sur la référence,
• par date (entre 2 dates),
• par date de rappel,
• par profil,
• par état (inclus ou exclus)
• par le type de codument
• par la référence
• uniquement document interne

Références, documents internes, liaisons

Les références sont créées automatiquement, c’est le style du document puis un numéro de séquence. Ces numéros de séquence peuvent être changés dans CFGDOC.

Les documents internes sont les documents dont la case destinataire est vide, ils ne sont adressés à personnes

Afin de lier deux actions, il faut rechercher la première, voir le détail puis cliquez sur "Ajout action". Les deux documents seront alors liés. Vous pouvez suivant la même logique ajouter un lien vers une opération comptable.

Vous pouvez ici aussi générer un document ou ajouter une pièce justificative en plus de la note interne. Cette note n’est jamais reprise dans le document.

La sécurité vous permet de préciser à quel profils vous avez accès et donc les actions de gestion auxquelles vous avez accès.

Dans les commentaires , si vous utilisez #nombre et nombre est un numéro d’action de gestion , dans ce cas , lors de l’affichage , ce #nombre deviendra un lien , en le cliquant , vous pourrez voir cett action .

Exemple

M. Durand a 2 magasiniers, il créé un profil pour chacun en copiant simplement le profil utilisateur et en effaçant les actions dont ils n’ont pas besoin.

Il y a donc 4 profils : administrateur, utilisateur, magasinier 1 et magasinier 2.

Chaque magasinier a accès au profil « Public » en lecture seul plus son profil en écriture lecture.

Dès lors quand M Durand créé un document publique, les 2 magasiniers le voient. S’il créé un document « magasinier 1 » avec une date de rappel, le magasinier 1 le verra directement dans le « tableau de bord » et les actions seront sur fond rouge dans « Action Gestion », le magasinier 2 cependant ne verra pas ce document.